Trong quá trình thông báo phát hành, khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử thì điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng hoàn toàn chữ ký số thay thế cho chữ ký tay và dấu đỏ. Nhưng không phải việc sử dụng chữ ký số là chỉ cắm USB Token và nhập mã pin ký số là xong, kế toán viên cần còn cần nắm vững các quy định khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử để hóa đơn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp. Tại bài viết dưới đây, tư vấn Blue sẽ giúp Doanh nghiệp hiểu rõ về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và giải đáp những vướng mắc về quy định, cách sử dụng.
1. Chữ ký số – chứng thư số là gì?
Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản/ hình ảnh/ video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành.
Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số.
Chứng thư số được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện là chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.
2. Vai trò của chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?
Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….
Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
Bên mua không phải là đơn vị kế toán
Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…
Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.
Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?
Trong tường hợp chữ ký số bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn
Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua
Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Những trường hợp hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số người bán và người mua
Tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:
– Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
– Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán.
– Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán.
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Trên đây là những nội dung quan trọng trong quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý và thực hiện đúng các nội dung trong quy định, tránh những rủ ro sai phạm ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hoá dơn điện tử.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
